Automatiseringsregels instellen (globaal of per administratie)
Autoboeker is ontworpen om zoveel mogelijk automatisch te werken met behulp van AI. In de meeste situaties zijn weinig of zelfs geen automatiseringsregels nodig. De AI leert van correcties en verbetert continu.
Gebruik automatiseringsregels daarom bewust en beperkt: alleen waar ze écht tijd besparen zonder de kwaliteit te verlagen.
Wat zijn automatiseringsregels?
Automatiseringsregels zijn vaste instructies die Autoboeker toepast op nieuwe documenten, zoals:
Wanneer een document automatisch mag worden verwerkt
Wanneer controle kan worden overgeslagen
Hoe uitzonderingen moeten worden behandeld
Regels zijn bedoeld als aanvulling op de AI, niet als vervanging ervan.
Gebruik zo min mogelijk regels (belangrijk)
Te veel regels kunnen:
De AI beperken in het leren
Onnodige complexiteit veroorzaken
Leidend zijn tot foutieve uitzonderingen
Best practice:
Laat Autoboeker eerst zijn werk doen en stuur bij via correcties. Voeg pas regels toe als een patroon écht stabiel is.
Globale regels vs. administratie-specifieke regels
Globale regels
Gelden voor alle administraties binnen een team
Geschikt voor:
Algemene werkwijzen
Lage-risico automatisering
Kantoren met veel vergelijkbare administraties (je kunt toewijzen aan bepaalde administraties of zelfs kiezen alle + toekomstige)
Administratie-specifieke regels
Gelden alleen voor één administratie
Geschikt voor:
Klant-specifieke afspraken
Afwijkende BTW- of grootboekstructuren
Administratie-specifieke regels hebben altijd voorrang op globale regels.
Wanneer zijn regels wél nuttig?
Automatiseringsregels zijn vooral effectief in deze situaties:
Automatisch verwerken bij een hoge zekerheidsscore
Automatische verwerking bij lage bedragen
Een zeer vaste, terugkerende uitzondering
Dit zijn regels die tijd besparen zonder controleverlies.
Aanbevolen automatiseringsregels (best practices)
Automatisch verwerken op basis van zekerheidsscore
Je kunt instellen dat documenten:
Automatisch worden verwerkt
Alleen wanneer de zekerheidsscore boven een ingestelde drempel ligt
Twijfelgevallen blijven beschikbaar voor controle.
Automatisch verwerken op basis van bedrag
Voor kleine bedragen kun je:
Automatische verwerking toestaan
Handmatige controle overslaan
Ideaal voor bijvoorbeeld kleine kosten of terugkerende bonnetjes.
Waar stel ik automatiseringsregels in?
Globale regels instellen
Ga naar Instellingen → Automatisering
Kies Globale regels
Klik op Nieuwe regel toevoegen
Regels instellen per administratie
Ga naar Teams
Selecteer een team
Open de administratie
Ga naar Instellingen → Automatisering
Klik op Nieuwe regel toevoegen
Een automatiseringsregel aanmaken
Bij het aanmaken van een regel bepaal je:
Voorwaarden
Bijvoorbeeld:
Zekerheidsscore is hoger dan X
Bedrag is lager dan Y
Documenttype is inkoop of verkoop
Acties
Bijvoorbeeld:
Automatisch verwerken
Controle overslaan
Goedkeuring toepassen
Sla de regel op om deze direct actief te maken.
AI-assistent per administratie aanpassen
Wil je betere output zonder extra regels?
Corrigeer boekingen waar nodig
Pas de AI-assistent per administratie aan
Autoboeker leert van deze aanpassingen
Dit levert vaak betere resultaten op dan extra regels.
Test en evalueer regelmatig
Regels gelden alleen voor nieuwe documenten
Controleer periodiek of regels nog gewenst zijn
Verwijder regels die geen duidelijk voordeel meer bieden
Minder regels = meer flexibiliteit.
Samenvatting
Autoboeker werkt AI-first
Gebruik automatiseringsregels spaarzaam
Aanbevolen regels:
Zekerheidsscore
Bedrag
Pas liever de assistent per administratie aan dan extra regels toe te voegen