Soms heeft Autoboeker extra informatie nodig om een factuur of banktransactie correct te verwerken. In dat geval wordt er een vraagpost aangemaakt. Vraagposten zorgen ervoor dat ontbrekende informatie snel en gestructureerd wordt opgehaald, vaak bij de klant.
Wat zijn vraagposten?
Een vraagpost is een item dat niet automatisch verwerkt kan worden omdat:
Informatie ontbreekt
Er twijfel is over de boeking
Goedkeuring nodig is
Vraagposten kunnen ontstaan bij:
Facturen
Banktransacties (inclusief AI score voor wat klant aanlevert)
Soorten vraagposten
Vraagposten voor facturen
Bij facturen kan een vraagpost ontstaan als bijvoorbeeld:
De leverancier niet wordt herkend
De BTW onduidelijk is
Het document incompleet is
De factuur wordt tijdelijk gepauzeerd totdat de vraag is beantwoord.
Vraagposten voor banktransacties
Bij banktransacties kan een vraagpost ontstaan als:
Een betaling niet automatisch gematcht kan worden
De omschrijving onvoldoende informatie bevat
Er meerdere mogelijke matches zijn
Waar vind ik vraagposten?
Vraagposten zijn te vinden via:
Het Vraagposten-overzicht
Het Dashboard
Hier zie je:
Openstaande vraagposten
Beantwoorde vraagposten
De status per item
Werken met vraagposten (interne gebruiker)
Als interne gebruiker (bijvoorbeeld accountant of administrateur) kun je:
Vraagposten bekijken
Vragen aanpassen of verduidelijken
Vraagposten toewijzen aan een klant
Antwoorden controleren
Vraagposten goed- of afkeuren
Na goedkeuring wordt de boeking verwerkt.
Het klantdashboard
Het klantdashboard is een vereenvoudigde omgeving waarin klanten alleen zien wat voor hen relevant is.
Via het klantdashboard kan een klant:
Openstaande vraagposten bekijken
Antwoorden geven op vragen
Documenten uploaden
Informatie aanvullen bij facturen of banktransacties
De klant heeft geen toegang tot volledige administratie-instellingen.
Werken met vraagposten (klant)
Voor de klant is het proces eenvoudig:
De klant ontvangt een melding
De klant logt in op het klantdashboard
De klant opent de vraagpost
De gevraagde informatie wordt ingevuld of geüpload
De vraagpost wordt ingediend
De status verandert naar Aangeleverd.
Statussen van vraagposten
Aangevraagd – Wacht op reactie van de klant
Aangeleverd – Antwoord ontvangen
Goedgekeurd – Verwerkt
Afgekeurd – Extra actie nodig
Automatisering van vraagposten
Je kunt instellen:
Wanneer een vraagpost automatisch wordt aangemaakt
Wanneer een vraagpost automatisch mag worden goedgekeurd (Bijvoorbeeld bij 75% zekerheid van AI beoordeling van wat de klant heeft aangeleverd)
Wanneer controle verplicht blijft
Ook hier geldt: gebruik automatisering met mate en laat de AI eerst zijn werk doen.
Voordelen van werken met vraagposten
Minder losse e-mails
Duidelijke communicatie
Snellere verwerking
Volledig inzicht in openstaande acties