E-mail integraties: automatisch facturen doorsturen

Je kunt facturen automatisch laten doorsturen naar Autoboeker vanuit Gmail of Outlook. Hiervoor gebruik je een automatiseringstool zoals Zapier, Make (voorheen Integromat) of N8N. Deze tools verbinden je e-mail met Autoboeker zodat inkomende facturen automatisch worden verwerkt.

Waarom e-mail automatisering?

• Geen handmatig doorsturen meer van facturen
• Elke factuur met bijlage wordt automatisch opgepikt
• Werkt 24/7 — ook buiten kantooruren
• Geschikt voor zowel inkoop- als verkoopfacturen
• Ideaal wanneer je veel facturen per e-mail ontvangt

Hoe werkt het?

1. 1Je verbindt je Gmail- of Outlook-account met een automatiseringstool (Zapier, Make of N8N)
2. 2Je stelt een filter in zodat alleen e-mails met bijlagen worden opgepikt
3. 3De bijlagen worden automatisch doorgestuurd naar het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres van je administratie
4. 4Autoboeker verwerkt de bijlagen en maakt boekingsvoorstellen

Welk Autoboeker e-mailadres gebruik je?

Elke administratie in Autoboeker heeft een uniek inkoop-e-mailadres en een uniek verkoop-e-mailadres. Deze vind je in:

• Autoboeker → Open de administratie → Instellingen → Admin details
• Gebruik het inkoop-e-mailadres voor inkoopfacturen van leveranciers
• Gebruik het verkoop-e-mailadres voor verkoopfacturen aan klanten

Welke tool kiezen?

• Zapier — Gebruiksvriendelijk, geen technische kennis nodig, gratis plan beschikbaar (100 taken/maand)
• Make — Visuele workflow builder, krachtige filters, gratis plan beschikbaar (1.000 operaties/maand)
• N8N — Open-source, zelf te hosten, geen limieten, technisch maar zeer flexibel

Tips

• Test altijd eerst met één factuur voordat je de automatisering voor al je klanten activeert
• Stel het filter zo in dat alleen e-mails met bijlagen worden doorgestuurd — anders ontvangt Autoboeker lege e-mails
• Je kunt meerdere automatiseringen instellen: bijvoorbeeld één voor inkoop en één voor verkoop
• Combineer dit met automatiseringsregels in Autoboeker voor een volledig hands-off workflow