N8N: Gmail of Outlook koppelen aan Autoboeker

Met N8N kun je als open-source alternatief een krachtige e-mail automatisering opzetten. N8N kun je gratis zelf hosten of gebruiken via n8n.cloud. Ideaal voor kantoren die volledige controle willen over hun automatiseringen zonder afhankelijkheid van externe diensten.

Wat heb je nodig?

• Een N8N-installatie (zelf hosten via Docker of n8n.cloud)
• Een Gmail- of Outlook-account
• Het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres van je administratie (te vinden in Instellingen → Admin details)

N8N met Gmail

Stap 1: Maak een nieuwe workflow

• Open N8N en klik op New Workflow
• Voeg een trigger-node toe: zoek naar Gmail Trigger

Stap 2: Configureer de Gmail Trigger

• Verbind je Gmail-account via OAuth2
• Stel het Poll Time interval in (bijv. elke 5 minuten)
• Bij Filters voeg je toe: Has Attachment → schakel dit in
• Optioneel: filter op specifiek label, afzender of onderwerp

Stap 3: Voeg een filter-node toe (optioneel)

• Voeg een IF node toe om extra filters in te stellen
• Bijvoorbeeld: alleen doorgaan als het bestandstype PDF, JPG of PNG is
• Of filter op afzender om alleen facturen van specifieke leveranciers op te pikken

Stap 4: Voeg de Send Email node toe

• Voeg een Send Email node toe (via SMTP of Gmail node)
• Vul bij To Email het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres in
• Koppel de bijlagen vanuit de trigger-node aan het Attachments veld
• Stel het onderwerp in op het originele onderwerp voor traceerbaarheid

Stap 5: Test en activeer

• Klik op Execute Workflow om te testen met een echte e-mail
• Controleer in Autoboeker of het document correct is ontvangen
• Activeer de workflow met Active toggle

N8N met Outlook

Stap 1: Maak een nieuwe workflow

• Open N8N en klik op New Workflow
• Voeg een trigger-node toe: zoek naar Microsoft Outlook Trigger

Stap 2: Configureer de Outlook Trigger

• Verbind je Microsoft 365 / Outlook-account via OAuth2
• Selecteer het event Message Received
• Kies de juiste mailbox en map

Stap 3: Voeg een IF-node toe voor bijlagen

• Voeg een IF node toe na de trigger
• Stel de conditie in: Has Attachments → is true
• Alleen e-mails met bijlagen gaan door naar de volgende stap

Stap 4: Download bijlagen

• Voeg een Microsoft Outlook node toe met de actie Download Attachment
• Selecteer de bijlagen uit de trigger

Stap 5: Verstuur naar Autoboeker

• Voeg een Send Email node toe (SMTP)
• Configureer je SMTP-instellingen
• Vul bij To het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres in
• Koppel de gedownloade bijlagen

Stap 6: Test en activeer

• Test de workflow met een e-mail met bijlage
• Controleer in Autoboeker of het document is verwerkt
• Activeer de workflow

Tips voor N8N

• N8N is volledig gratis als je het zelf host — geen limiet op het aantal e-mails of workflows
• Gebruik de Function node voor geavanceerde logica, zoals het filteren op bestandsgrootte of bestandstype
• Stel Error Workflow in zodat je een notificatie krijgt bij fouten
• N8N ondersteunt ook webhooks, waardoor je het kunt combineren met de Autoboeker webhook-integratie
• Voor meerdere administraties kun je een Switch node gebruiken om e-mails naar het juiste Autoboeker-adres te sturen op basis van afzender of klant
• N8N community biedt kant-en-klare templates die je kunt importeren en aanpassen