Zapier: Gmail of Outlook koppelen aan Autoboeker

Met Zapier kun je in een paar minuten een automatisering opzetten die e-mails met bijlagen vanuit Gmail of Outlook automatisch doorstuurt naar Autoboeker. Je hebt hiervoor een gratis Zapier-account nodig.

Wat heb je nodig?

• Een Zapier-account (gratis op zapier.com)
• Een Gmail- of Outlook-account
• Het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres van je administratie (te vinden in Instellingen → Admin details)

Zapier met Gmail

Stap 1: Maak een nieuwe Zap

• Log in op zapier.com en klik op Create Zap
• Kies als trigger-app Gmail

Stap 2: Kies de trigger

• Selecteer New Email of New Email Matching Search als trigger
• Bij New Email Matching Search kun je een zoekfilter instellen, bijvoorbeeld: has:attachment om alleen e-mails met bijlagen op te pikken
• Je kunt verder filteren op afzender, onderwerp of label

Stap 3: Verbind je Gmail-account

• Klik op Sign in to Gmail en geef Zapier toegang tot je account
• Test de verbinding om te controleren of e-mails worden opgehaald

Stap 4: Stel de actie in

• Kies als actie-app Gmail (of Email by Zapier als je geen antwoord wilt vanuit hetzelfde account)
• Selecteer de actie Send Email
• Vul bij To het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres in
• Bij Attachments selecteer je de bijlagen uit de trigger-stap
• Optioneel: vul bij Subject het originele onderwerp in zodat je de herkomst kunt traceren

Stap 5: Test en activeer

• Klik op Test om de Zap te testen met een echte e-mail
• Controleer in Autoboeker of het document is ontvangen
• Zet de Zap aan met Turn on Zap

Zapier met Outlook

Stap 1: Maak een nieuwe Zap

• Log in op zapier.com en klik op Create Zap
• Kies als trigger-app Microsoft Outlook

Stap 2: Kies de trigger

• Selecteer New Email als trigger
• Kies de inbox of map die je wilt monitoren

Stap 3: Verbind je Outlook-account

• Klik op Sign in to Microsoft Outlook en geef Zapier toegang
• Test de verbinding

Stap 4: Voeg een filter toe (belangrijk)

• Voeg tussen de trigger en actie een Filter by Zapier stap toe
• Stel de conditie in: Has Attachment → is true
• Hiermee worden alleen e-mails met bijlagen doorgestuurd

Stap 5: Stel de actie in

• Kies als actie-app Microsoft Outlook of Email by Zapier
• Selecteer Send Email
• Vul bij To het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres in
• Koppel de bijlagen uit de trigger-stap

Stap 6: Test en activeer

• Test de Zap met een echte e-mail met bijlage
• Controleer in Autoboeker of het document correct is ontvangen
• Zet de Zap aan

Tips voor Zapier

• Gebruik New Email Matching Search bij Gmail voor geavanceerde filters zoals has:attachment from:leverancier@bedrijf.nl
• Het gratis Zapier-plan biedt 100 taken per maand — voldoende voor kleinere administraties
• Je kunt meerdere Zaps aanmaken: één voor inkoop (met het inkoop-e-mailadres) en één voor verkoop (met het verkoop-e-mailadres)
• Gebruik labels of mappen om facturen te scheiden van andere e-mails
• Zapier stuurt je een melding als een Zap faalt — controleer dit regelmatig