Make: Gmail of Outlook koppelen aan Autoboeker

Met Make (voorheen Integromat) kun je visuele automatiseringen bouwen die e-mails met bijlagen vanuit Gmail of Outlook automatisch doorsturen naar Autoboeker. Make biedt krachtige filteropties en een visuele workflow editor.

Wat heb je nodig?

• Een Make-account (gratis op make.com)
• Een Gmail- of Outlook-account
• Het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres van je administratie (te vinden in Instellingen → Admin details)

Make met Gmail

Stap 1: Maak een nieuw scenario

• Log in op make.com en klik op Create a new scenario
• Zoek en selecteer de Gmail module

Stap 2: Kies de trigger

• Selecteer Watch Emails als trigger-module
• Verbind je Gmail-account via OAuth
• Kies de map die je wilt monitoren (bijv. INBOX)
• Stel bij Criteria in: kies Has Attachments zodat alleen e-mails met bijlagen worden opgepikt

Stap 3: Voeg een filter toe (optioneel)

• Klik op het pad tussen de modules en voeg een Filter toe
• Stel condities in op afzender, onderwerp of andere criteria
• Voorbeeld: alleen e-mails van een specifieke leverancier doorsturen

Stap 4: Voeg de e-mail actie toe

• Voeg een nieuwe module toe: Gmail → Send an Email (of Email → Send an Email voor SMTP)
• Vul bij To het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres in
• Bij Attachments klik je op Add en selecteer je de bijlagen uit de trigger-module
• Optioneel: stel het onderwerp in op het originele onderwerp

Stap 5: Test en activeer

• Klik op Run once om het scenario te testen
• Controleer in Autoboeker of het document is binnengekomen
• Stel de scheduling in (bijv. elke 15 minuten) en activeer het scenario

Make met Outlook

Stap 1: Maak een nieuw scenario

• Log in op make.com en klik op Create a new scenario
• Zoek en selecteer de Microsoft 365 Email module

Stap 2: Kies de trigger

• Selecteer Watch Emails als trigger-module
• Verbind je Microsoft 365 / Outlook-account
• Kies de map (bijv. Inbox)

Stap 3: Voeg een filter toe voor bijlagen

• Klik op het pad tussen de modules en voeg een Filter toe
• Stel de conditie in: Has Attachment → Equal to → true
• Zo worden alleen e-mails met bijlagen verwerkt

Stap 4: Voeg de e-mail actie toe

• Voeg de module Microsoft 365 Email → Send an Email toe (of gebruik de Email SMTP-module)
• Vul bij To het Autoboeker inkoop- of verkoop-e-mailadres in
• Koppel de bijlagen uit de trigger-module

Stap 5: Test en activeer

• Klik op Run once om het scenario te testen
• Controleer in Autoboeker of de bijlagen correct zijn ontvangen
• Stel de interval in en activeer het scenario

Tips voor Make

• Make biedt 1.000 gratis operaties per maand — ruim voldoende voor de meeste kantoren
• Gebruik de Iterator module als een e-mail meerdere bijlagen bevat en je ze apart wilt doorsturen
• Stel Error Handling in zodat je een melding krijgt als het scenario faalt
• Je kunt het scenario kopiëren voor meerdere administraties — pas alleen het Autoboeker e-mailadres aan
• Gebruik de Router module om inkoop- en verkoopfacturen naar verschillende Autoboeker-adressen te sturen op basis van afzender of onderwerp