Totaalbedrag komt niet overeen

Wat betekent het?

Autoboeker controleert vóór elke verwerking of de som van de boekingsregels (excl. BTW + BTW) exact gelijk is aan het totaalbedrag dat op het document staat. Wijkt dit ook maar één cent af, dan verschijnt de melding "Totaalbedrag komt niet overeen" en wordt de boeking geblokkeerd. Dit is een interne Autoboeker-controle die los staat van het boekhoudpakket — je krijgt dezelfde melding bij Exact Online, Twinfield én e-Boekhouden.

Waarom doet Autoboeker dit?

Deze controle voorkomt dat er onvolledige of foutieve boekingen in je administratie terechtkomen. Een verschil tussen de regels en het totaal duidt bijna altijd op een herkenningsfout, een verkeerde BTW-code of een ontbrekende regel — fouten die in het boekhoudpakket later moeilijk te traceren zijn.

Veelvoorkomende oorzaken

• Verkeerde BTW-code op een regel — de regel rekent met 21% terwijl op de factuur 9% (of verlegd) staat
• Afrondingsverschil van € 0,01 of € 0,02 — vaak bij facturen met veel regels of korting per regel
• Meerdere BTW-tarieven op één document — niet alle regels zijn correct gesplitst per tarief
• OCR heeft een regel of bedrag verkeerd uitgelezen — bijv. €19,95 in plaats van €199,50
• Een regel is dubbel opgenomen of juist weggelaten
• Verkeerd documenttype gekozen — een bon is verwerkt als inkoopfactuur (of andersom), waardoor BTW anders wordt berekend
• Korting of toeslag is niet als aparte regel meegenomen
• Verlegde BTW-situatie maar BTW-bedrag staat wel op de factuur — de regels worden zonder BTW berekend terwijl het totaal mét BTW is

Oplossing — stap voor stap

1. 1Open de geweigerde boeking in Autoboeker en zet het originele document (PDF) ernaast
2. 2Tel handmatig na: subtotaal (excl. BTW) + BTW = totaalbedrag — klopt dit op de factuur zelf?
3. 3Loop de boekingsregels in Autoboeker af en vergelijk per regel met de factuur:

• Klopt het bedrag (excl. BTW)?
• Klopt de BTW-code (21%, 9%, 0%, verlegd, ICP)?
• Staat het juiste aantal regels in de boeking?

1. 1Corrigeer de regel(s) die niet kloppen — pas het bedrag, de BTW-code of voeg een ontbrekende regel toe
2. 2Controleer of het documenttype klopt: inkoopfactuur, verkoopfactuur of bon
3. 3Klik op Verwerken — de melding zou nu weg moeten zijn

Specifiek: afrondingsverschil van € 0,01 of € 0,02

Komt het verschil door afronding (bijv. korting per regel waardoor het totaal 1 cent afwijkt)?

1. 1Voeg een extra boekingsregel toe met het afrondingsverschil
2. 2Gebruik een afrondingsverschillen-grootboekrekening (in Exact vaak 4960, in Twinfield/e-Boekhouden vergelijkbaar)
3. 3Kies BTW-code 0% of Geen BTW voor deze regel
4. 4Verwerk opnieuw

Specifiek: meerdere BTW-tarieven op één document

Staat er bijvoorbeeld op één factuur zowel 21% (hoog) als 9% (laag)?

1. 1Splits de regels per tarief — alle 21%-regels apart, alle 9%-regels apart
2. 2Controleer of de BTW per groep optelt zoals op de factuur staat
3. 3Bij twijfel: voeg per tarief een aparte regel toe en vergelijk de optelling

Specifiek: verlegde BTW maar wel BTW-bedrag op factuur

Bij intracommunautaire verwervingen of verlegde BTW staan op sommige facturen tóch BTW-bedragen vermeld:

1. 1Bepaal of de BTW echt verlegd is — controleer of de leverancier dit op de factuur vermeldt
2. 2Is het verlegd? Gebruik dan een verlegde BTW-code en zet het BTW-bedrag op €0
3. 3Is het géén verlegde BTW? Gebruik dan de normale BTW-code passend bij het percentage
4. 4Past het totaal nog niet? Controleer of de BTW-percentages op alle regels juist zijn

Werkt het nog steeds niet?

• Lees de melding nogmaals — soms staat het exacte verschil erbij vermeld (bijv. "Verschil: € 0,03"), dat helpt om de oorzaak te vinden
• Controleer of de BTW-codes in Autoboeker juist gekoppeld zijn aan je boekhoudpakket via Instellingen → BTW-codes
• Bij twijfel over een specifieke factuur: stuur het document via de chat naar support en geef het exacte verschil door

Verwante artikelen

• BTW-code "Geen BTW" gebruiken voor niet-verrekenbare BTW — gebruik "Geen BTW" (type N) in plaats van 0% bij representatie, verteer of kantinekosten zodat het totaal automatisch aansluit
• Handmatige controle vereist — wanneer Autoboeker zelf al twijfelt aan bedragen of BTW
• Twinfield: Boeking is niet in balans — vergelijkbare melding na verwerking richting Twinfield

Tips

• Controleer bij hardnekkige afwijkingen altijd eerst de BTW-codes per regel — dat is in 80% van de gevallen de oorzaak
• Bij dezelfde leverancier vaker hetzelfde foutpatroon? Stel een standaard BTW-code in voor die crediteur in je boekhoudpakket — dan worden toekomstige boekingen automatisch goed
• Werkt de OCR slecht voor een bepaald documenttype? Upload het document opnieuw in een hogere resolutie of pas de regels handmatig aan zodat Autoboeker hiervan leert