Vraagposten beheren — goedkeuren en afkeuren

De Vraagposten-pagina geeft je een compleet overzicht van alle openstaande en afgehandelde vraagposten, voor zowel banktransacties als facturen.

De Vraagposten-pagina

De pagina toont een overzicht met per vraagpost:

• Omschrijving — de transactie- of factuurbeschrijving
• Opmerkingen — eventuele notities of antwoorden
• Type — Bank Transactie of Factuur
• Datum — de datum van de oorspronkelijke transactie
• Bedrag — het bedrag van de transactie of factuur
• Aangevraagd op — wanneer de vraagpost is aangemaakt en door wie
• Geleverd op — wanneer de klant heeft gereageerd
• Status — de huidige status van de vraagpost
• Acties — goedkeuren, afkeuren of bewerken

Filteren en sorteren

• Filter op status: Aangevraagd, Geleverd, of alle
• Filter op type: Bank Transactie of Factuur
• Zoek op omschrijving
• Filter op datum of periode
• Filter op rekening
• Sorteer op verschillende kolommen

Statussen van vraagposten

• Aangevraagd — de vraagpost is verstuurd naar de klant en wacht op antwoord
• Geleverd — de klant heeft gereageerd (document aangeleverd of vraag beantwoord)
• Goedgekeurd — het antwoord is gecontroleerd en de boeking kan worden verwerkt
• Afgekeurd — het antwoord is onvoldoende en er is extra actie nodig

Goedkeuren van vraagposten

1. 1Ga naar de Vraagposten-pagina
2. 2Filter op Geleverd om alle beantwoorde vraagposten te zien
3. 3Open de vraagpost en controleer het antwoord of aangeleverde document
4. 4Klik op het vinkje (goedkeuren) als het antwoord correct en volledig is
5. 5De bijbehorende boeking kan nu verwerkt worden

Afkeuren van vraagposten

1. 1Open de vraagpost
2. 2Controleer het antwoord — als het onvolledig of onjuist is
3. 3Klik op het kruisje (afkeuren)
4. 4Voeg een toelichting toe voor de klant over wat er mist of wat er fout is
5. 5De vraagpost gaat terug naar status Aangevraagd en de klant ontvangt opnieuw een melding

Bulk-acties

• Selecteer meerdere vraagposten tegelijk via de checkboxes
• Gebruik de bulk-acties balk onderaan: goedkeuren, afkeuren, resetten of downloaden
• Handig voor het snel verwerken van grote aantallen vraagposten

Goedkeuringsregel instellen

Je kunt een automatische goedkeuringsregel instellen zodat vraagposten automatisch worden goedgekeurd wanneer de zekerheidsscore boven een bepaalde drempel ligt.

1. 1Open de goedkeuringsregel via het instellingen-icoon op de Vraagposten-pagina
2. 2Schakel Goedkeuringsregel inschakelen in
3. 3Stel de Zekerheidsscore in (bijv. 25%, 50%, 75% of 100%)
4. 4Klik op Opslaan

Wanneer de zekerheidsscore van een boeking gelijk is aan of hoger dan de ingestelde waarde, wordt de vraagpost automatisch goedgekeurd en verwerkt.

Tips

• Controleer aangeleverde documenten altijd op volledigheid en leesbaarheid
• Gebruik de goedkeuringsregel alleen als je vertrouwen hebt in de AI-score voor de betreffende administratie
• Begin met een hoge drempel (bijv. 100%) en verlaag deze geleidelijk
• Afgewezen vraagposten voorzien van duidelijke feedback zodat de klant weet wat er verwacht wordt