Bank transactie vraagposten — synchroniseren, vraagposten en afletteren

Op de Bank-pagina in Autoboeker werk je met banktransacties die zijn opgehaald uit je boekhoudpakket. Je kunt nieuwe transacties synchroniseren, vraagposten aanmaken voor ontbrekende documenten en zien hoe het afletteren via automatische toewijzingsregels in je boekhoudpakket gebeurt.

Hoe werkt de bank in Autoboeker?

Autoboeker is geen vervanging van de bankmodule in je boekhoudpakket — het is een aanvulling die helpt bij het verzamelen van ontbrekende documenten en het automatisch toewijzen van terugkerende transacties.

• Banktransacties worden opgehaald uit je boekhoudpakket (Exact Online, Twinfield, e-Boekhouden) — Autoboeker maakt zelf geen verbinding met je bank
• Het afletteren zelf gebeurt in het boekhoudpakket, niet in Autoboeker
• Bij het verwerken van facturen en bonnen maakt Autoboeker automatisch toewijzingsregels aan voor de bank, zodat het boekhoudpakket de match kan leggen
• Voor transacties zonder bijbehorend document kun je een vraagpost uitsturen naar de klant

Bank synchroniseren / bijwerken

Nieuwe banktransacties verschijnen niet automatisch — je triggert de synchronisatie zelf wanneer je nieuwe mutaties wilt ophalen.

1. 1Open de Bank-pagina in Autoboeker (of de bankrekening binnen de administratie)
2. 2Klik op het synchroniseer-icoon (rondlopende pijlen) bovenaan de pagina
3. 3Autoboeker haalt de nieuwste banktransacties uit je boekhoudpakket op
4. 4De eerste synchronisatie kan langer duren omdat ook reeds afgehandelde transacties worden opgehaald — daarna verloopt het sneller

Let op: als de bank niet of onvolledig bijwerkt, controleer dan eerst of de bank correct gekoppeld is in je boekhoudpakket en of de juiste grootboekrekeningen zijn ingesteld in de administratie-instellingen van Autoboeker. Zie ook Bankmutaties niet zichtbaar.

Afletteren — gebeurt in het boekhoudpakket

Direct afletteren van banktransacties in Autoboeker is niet mogelijk. Het afletteren (matchen van banktransactie aan factuur of grootboekrekening) gebeurt in je boekhoudpakket zelf — bijvoorbeeld in Exact Online onder de bank-/kasmodule.

Wat doet Autoboeker dan wel?

• Bij het verwerken van een factuur of bon maakt Autoboeker automatisch een toewijzingsregel aan voor de bank
• Deze toewijzingsregel wordt naar je boekhoudpakket gestuurd
• Wanneer de bijbehorende banktransactie binnenkomt, kan het boekhoudpakket de match automatisch leggen op basis van die regel
• Het resultaat: minder handwerk in de bankmodule van je boekhoudpakket, ook al doe je het afletteren daar zelf

Wat zie je op de Bank-pagina?

Op de Bank-pagina zie je alle banktransacties met hun verwerkingsstatus:

• De omschrijving van de transactie
• Het bedrag
• De datum
• De grootboekcode en rekeningnaam
• De huidige status (bijv. Open, Door klant aangevraagd, Aangeleverd)

Je kunt filteren op bankrekening, datumperiode, status en bedrag om snel de juiste transactie te vinden.

Wanneer ontstaat een bank-vraagpost?

Een vraagpost maak je aan wanneer er geen bijbehorend document is voor een banktransactie en je dit aan de klant wilt opvragen:

• Een banktransactie kan niet gematcht worden aan een bestaande factuur of bon
• Er is onvoldoende informatie in de omschrijving van de transactie
• Het bedrag komt niet overeen met bekende openstaande facturen
• Er zijn meerdere mogelijke matches en Autoboeker kan niet met zekerheid kiezen

Een vraagpost aanmaken voor een banktransactie

1. 1Open de banktransactie op de Bank-pagina
2. 2Klik op Versturen naar Vraagposten (of gebruik de sneltoets Shift + V)
3. 3De transactie wordt als vraagpost aangemaakt en krijgt status Door klant aangevraagd
4. 4De klant ontvangt een melding in het klantdashboard én via de mobiele app
5. 5De klant kan het ontbrekende document uploaden of extra informatie geven

Tip: je kunt ook meerdere transacties tegelijk selecteren en in bulk naar Vraagposten sturen.

Wat kan de klant doen?

• Het ontbrekende document (factuur of bon) uploaden via het klantdashboard of de mobiele app
• Een toelichting geven over de transactie
• Aangeven waar de betaling betrekking op heeft

Na ontvangst van het document

• De vraagpost wordt bijgewerkt met status Aangeleverd
• Je kunt het aangeleverde document controleren op de Vraagposten-pagina
• Bij goedkeuring koppelt Autoboeker het document aan de banktransactie en verwerkt de boeking — inclusief de automatische toewijzingsregel voor de bank

Veelgestelde vragen

Kan ik banktransacties direct in Autoboeker afletteren?

Nee. Afletteren gebeurt in het boekhoudpakket zelf. Autoboeker maakt bij verwerking automatisch toewijzingsregels aan zodat het boekhoudpakket dit zelf kan doen.

Hoe vaak werkt de bank automatisch bij?

Autoboeker haalt nieuwe transacties op wanneer je handmatig synchroniseert. De koppeling met je bank zelf loopt via je boekhoudpakket — controleer daar de bankkoppeling als er mutaties ontbreken.

Mijn bank loopt achter — wat nu?

Controleer eerst de bankkoppeling in je boekhoudpakket. Klopt die? Klik dan in Autoboeker op synchroniseren om de nieuwste mutaties op te halen. Zie ook Bankmutaties niet zichtbaar.

Ik zie meer openstaande transacties in Autoboeker dan in Exact — hoe kan dat?

Dit komt vrijwel altijd doordat een betaling in Exact tegen meerdere facturen tegelijk is afgeletterd. Die multi-match-info wordt niet via de API doorgegeven, dus de transactie blijft in Autoboeker openstaand. Je kunt deze handmatig op gematcht zetten — zie Banktransacties blijven openstaan in Autoboeker.

Worden toewijzingsregels voor alle pakketten aangemaakt?

De automatische toewijzingsregels voor de bank worden ondersteund voor de gangbare boekhoudpakketten. De exacte werking kan per koppeling verschillen — neem contact op via de chat als je twijfelt over jouw situatie.

Tips

• Synchroniseer de bank een paar keer per week zodat vraagposten op tijd uitgaan — hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt voor de klant om het document terug te vinden
• Gebruik duidelijke omschrijvingen in je vraagpost zodat de klant precies weet welk document je nodig hebt
• Controleer eerst of het document niet al eerder is aangeleverd via een andere weg (e-mail, upload)
• Zie ook Vraagposten beheren voor het goedkeuren en afkeuren van antwoorden