Factuur vraagposten

Soms is een factuur of bon wel beschikbaar maar ontbreekt er informatie die nodig is om de boeking correct te verwerken. In dat geval maak je een factuur-vraagpost aan om de klant om verduidelijking te vragen.

Wanneer gebruik je een factuur-vraagpost?

• De betaalwijze is onduidelijk (pin, contant, overschrijving, creditcard)
• Het doel van de aankoop is niet helder (privé of zakelijk, welke afdeling/project)
• De BTW-situatie is onduidelijk
• De leverancier is niet herkenbaar of het document is incompleet
• Er ontbreken gegevens zoals een BTW-nummer, factuurnummer of datum

Het boekingsscherm

Wanneer je een factuur opent in het boekingsscherm zie je:

• Links: de herkende boekingsgegevens (leverancier, bedragen, BTW-code, grootboekcode, kostenplaats)
• Rechts: het originele document als PDF-preview
• Onderaan: velden voor BTW Code, Grootboekcode en Kostenplaats
• De knop Verwerken om de boeking te bevestigen

Een factuur-vraagpost aanmaken

1. 1Open de factuur in het boekingsscherm
2. 2Klik op Versturen naar Vraagposten
3. 3Formuleer je vraag aan de klant (bijv. "Hoe is deze factuur betaald?" of "Is dit een zakelijke of privé-aankoop?")
4. 4De vraagpost verschijnt in het klantdashboard van de klant

Veelgestelde vragen aan klanten

• Hoe is deze factuur betaald? (pin, contant, overschrijving)
• Is dit een zakelijke of privé-uitgave?
• Op welk project of welke afdeling moet dit geboekt worden?
• Klopt het BTW-bedrag op deze factuur?
• Heb je een kopie van het betaalbewijs?

Wat kan de klant doen?

• De vraag beantwoorden via het klantdashboard
• Extra documenten uploaden (betaalbewijs, aanvullende factuur)
• Een toelichting geven
• Via de mobiele app reageren

Na ontvangst van het antwoord

• Controleer het antwoord van de klant
• Pas indien nodig de boeking aan (betaalwijze, grootboekrekening, BTW)
• Verwerk de boeking