SnelStart: "De opgegeven BTW is niet geldig"

Wat betekent het?

SnelStart weigert een boeking met de melding "De opgegeven BTW is niet geldig". Dit gebeurt niet omdat de BTW-code zelf fout is, maar omdat de grootboekrekening waarop je boekt een functie heeft die deze BTW-code niet toestaat.

In tegenstelling tot Exact, Twinfield en e-Boekhouden werkt SnelStart met grootboekfuncties (ook wel *rekeningfuncties* genoemd). De functie van een grootboekrekening bepaalt vooraf welke BTW-codes toegestaan zijn op die rekening — boek je er een BTW-code op die niet bij de functie hoort, dan blokkeert SnelStart de boeking.

Hoe werkt het in SnelStart?

Elke grootboekrekening in SnelStart is gekoppeld aan één functie (een nummer van 1 tot ±90). De functie bepaalt onder andere:

• Welke BTW-codes wél of niet zijn toegestaan op de rekening
• Of een BTW-code verplicht is, of dat een lege BTW mag (Geen BTW)
• In welke rubriek van de BTW-aangifte de boeking automatisch terechtkomt

Voorbeeld uit een ondersteuningsgeval:

• Grootboek 4408 — Kantinekosten stond op functie 33. Functie 33 staat meerdere BTW-soorten toe waardoor je telkens handmatig moet kiezen en *Geen BTW + bedrag 0* niet zonder meer werkt.
• Na het overzetten naar functie 30 (een algemene kostenfunctie die wél *Geen BTW* accepteert) werkt de boeking direct.

Oplossing — twee routes

Route A — Pas de functie van het grootboek aan (aanbevolen voor structurele oplossing)

1. 1Log in bij SnelStart
2. 2Ga naar Onderhoud → Grootboekrekeningen
3. 3Open de grootboekrekening die je in Autoboeker gebruikt (bv. *4408 Kantinekosten*)
4. 4Pas het veld Functie aan naar een functie die de gewenste BTW-soort toestaat — voor een algemene kostenrekening waarop je ook *Geen BTW* wilt kunnen boeken is functie 30 vaak geschikt
5. 5Sla op
6. 6Ga terug naar Autoboeker → Instellingen → Admin details → Alle gegevens synchroniseren
7. 7Open de geweigerde boeking opnieuw en verwerk hem nogmaals — SnelStart accepteert hem nu

Route B — Kies een andere BTW-code die wél past bij de huidige functie

1. 1Open de geweigerde boeking in Autoboeker
2. 2Bekijk welke functie het grootboek in SnelStart heeft (Onderhoud → Grootboekrekeningen)
3. 3Kies in de boekingsregel een BTW-code die toegestaan is voor die functie — bijvoorbeeld een 21%/9%-code op een omzet- of kostenfunctie
4. 4Verwerk de boeking opnieuw

Gebruik Route A als je deze rekening regelmatig met *Geen BTW* of een specifieke code wilt boeken (bv. kantine, verteer, representatie). Gebruik Route B als deze boeking een uitzondering is en de functie van het grootboek correct staat voor de normale boekingsstroom.

Veelgebruikte SnelStart-functies (richtlijn)

Functies verschillen per administratie en SnelStart-versie. Onderstaande lijst is een richtlijn — controleer in jouw administratie altijd via Onderhoud → Grootboekrekeningen → Functie.

• Functie 30 — Algemene kostenrekening, accepteert o.a. *Geen BTW* en standaard kostprijs-BTW (handig voor kantine, verteer, representatie)
• Functie 33 — Combinatiefunctie waarbij meerdere BTW-soorten mogelijk zijn; gebruiker moet expliciet kiezen, *Geen BTW + bedrag 0* werkt vaak niet zonder ingreep
• Functie 80 — Omzetrekening met verplicht BTW-percentage (21%/9%/0%/verlegd)
• Functie 81 — Inkooprekening met verplicht BTW-percentage
• Functie 90 — Tussenrekeningen / balansrekeningen — meestal géén BTW toegestaan

Weet je niet zeker welke functie je nodig hebt? Open een vergelijkbare grootboekrekening die wél correct boekt en kopieer de functie daarvan.

Andere mogelijke oorzaken

Komt het niet door de functie van het grootboek? Controleer dan ook:

• BTW-code bestaat niet meer in SnelStart — Open Onderhoud → BTW-tarieven en controleer of de gekozen code nog actief is. Inactieve BTW-codes worden door SnelStart geweigerd.
• BTW-codes niet (opnieuw) gesynchroniseerd — Heb je recent BTW-codes toegevoegd of aangepast in SnelStart? Synchroniseer eerst opnieuw via Instellingen → Admin details → Alle gegevens synchroniseren voordat je opnieuw boekt.
• Verkeerd dagboek gekozen — Op sommige dagboeken (bv. memoriaal-/balansdagboeken) zijn niet alle BTW-codes toegestaan. Controleer of je het juiste dagboek gebruikt.

Wil je vaker zonder BTW boeken op deze rekening?

Gebruik je een grootboek waar de BTW structureel niet verrekenbaar is (bv. kantine, verteer, representatie)? Maak dan in SnelStart eenmalig een "Geen BTW"-code (type N) aan via Onderhoud → BTW-tarieven en zet die als standaard BTW-code op de grootboekrekening. Combineer dit met een functie die *Geen BTW* toestaat (zoals functie 30) — toekomstige boekingen krijgen dan automatisch de juiste code en je vermijdt deze foutmelding volledig. Zie ook BTW-code "Geen BTW" gebruiken voor niet-verrekenbare BTW.

Verwante artikelen

• BTW-code "Geen BTW" gebruiken voor niet-verrekenbare BTW — als je *Geen BTW* wilt gebruiken voor representatie, verteer of kantinekosten
• Er missen BTW-codes — als verwachte BTW-codes niet zichtbaar zijn in Autoboeker
• Gegevens synchroniseren via Instellingen — opnieuw ophalen van stamgegevens uit SnelStart
• SnelStart koppelen — overzicht van de SnelStart-koppeling en scopes

Tips

• Kijk eerst naar de functie van het grootboek — 9 van de 10 keer zit daar de oorzaak; de BTW-code zelf klopt meestal wel
• Stel standaard BTW-codes in op je veelgebruikte kostenrekeningen in SnelStart — dat voorkomt dat de gebruiker handmatig moet kiezen en deze melding krijgt
• Pas je een functie aan? Synchroniseer opnieuw in Autoboeker voordat je de geweigerde boeking opnieuw verwerkt — anders kent Autoboeker de nieuwe functie nog niet
• Komt deze foutmelding op meerdere boekingen tegelijk voor één leverancier? Controleer dan ook de standaard grootboekrekening van die leverancier in SnelStart