Exact Online: Instellingen administratie leeg — gebruiker mist rechten

Wat betekent het?

Na het koppelen van Exact Online aan Autoboeker zijn de administratie-instellingen leeg: er verschijnen geen grootboekrekeningen, geen BTW-codes, geen dagboeken/factuurinstellingen (inkoop-, verkoop-, memoriaalboek), of geen betalingscondities in Autoboeker. Soms worden ook relaties (debiteuren/crediteuren) of kostenplaatsen niet meegenomen. De synchronisatie lijkt te slagen, maar de stamgegevens komen niet door.

Waarom gebeurt dit?

In vrijwel alle gevallen heeft de gebruiker waarmee je in Exact Online bent ingelogd op het moment van koppelen geen of onvoldoende toegangsrechten op de betreffende administratie. De Exact-API geeft die gebruiker dan wel een geldig OAuth-token, maar levert per administratie alleen de stamgegevens uit waarop de gebruiker daadwerkelijk rechten heeft. Heeft de gebruiker geen toegang tot een administratie, dan blijft de inhoud in Autoboeker leeg — ook al zie je de administratie zelf wel staan.

Wanneer gebeurt dit?

• Je hebt de koppeling gelegd met een persoonlijk account dat alleen toegang heeft tot één eigen administratie
• Je hebt een nieuwe kantoor-/koppelingsgebruiker aangemaakt, maar bent vergeten deze toe te wijzen aan de administraties
• De koppelingsgebruiker is gedeactiveerd of zijn rechten zijn ingetrokken nadat de koppeling al bestond
• Een nieuwe administratie is aangemaakt in Exact ná het koppelen, maar de koppelingsgebruiker is daar niet aan toegevoegd
• De gebruiker is wél lid van de administratie, maar heeft geen rol met het recht om stamgegevens (grootboek, BTW, dagboeken) in te zien

Hoe controleer je het?

1. 1Log in bij Exact Online (start.exactonline.nl) met dezelfde gebruiker waarmee je de koppeling met Autoboeker hebt gelegd
2. 2Open de administratie waarvan de instellingen in Autoboeker leeg zijn — lukt dat niet of zie je de administratie niet in de administratiekiezer? Dan heeft deze gebruiker geen toegang en is dat de oorzaak
3. 3Lukt openen wel? Probeer dan in Exact handmatig naar Stamgegevens → Grootboekrekeningen en Stamgegevens → BTW-codes te navigeren. Krijg je een melding 'Geen rechten' of zie je niets, dan ontbreken de stamgegevens-rechten

Oplossing — rechten toekennen in Exact Online

Voor elke administratie waarvan de instellingen leeg zijn, moet de koppelingsgebruiker zowel toegang tot de administratie als rechten op de stamgegevens hebben.

Stap 1 — Gebruiker toegang geven tot de administratie

1. 1Log in bij Exact Online met een beheerder-account (bijv. de hoofdgebruiker of administrator van de omgeving)
2. 2Klik linksboven op de administratienaam → Stamgegevens
3. 3Onder Gebruikers, klik op Overzicht
4. 4Klik de koppelingsgebruiker aan (de gebruiker waarmee je in Autoboeker hebt gekoppeld — vaak iets als koppeling@bedrijfsnaam.nl)
5. 5Klik onder Monitor op Administraties: Toegangsrechten
6. 6Aan de rechterkant zie je de administraties waar deze gebruiker toegang tot heeft. Staat de betreffende administratie nog links? Vink hem aan en klik op het pijltje naar rechts om hem toe te voegen
7. 7Klik linksboven op Opslaan
8. 8Herhaal stap 5–7 voor elke administratie waarvan de instellingen in Autoboeker leeg zijn

Stap 2 — Gebruiker een rol met stamgegevens-rechten geven

Toegang tot de administratie is niet altijd genoeg — de gebruiker moet ook een rol hebben die het inzien van grootboek, BTW-codes en dagboeken toestaat.

1. 1Ga naar Systeem → HR & Beveiliging → Rollen (of: Stamgegevens → Gebruikers → Rollen)
2. 2Open een geschikte rol — voor een koppelingsgebruiker is een rol als Administrator, Boekhouder of een eigen rol met leesrechten op stamgegevens het meest praktisch
3. 3Voeg de koppelingsgebruiker toe aan de rol op het tabblad Gebruikers
4. 4Sla op

Oplossing — synchroniseer opnieuw in Autoboeker

1. 1Ga in Autoboeker naar de betreffende administratie
2. 2Open Instellingen → Admin details
3. 3Klik op Alle gegevens synchroniseren
4. 4Wacht tot de synchronisatie is voltooid (kan enkele minuten duren bij grote administraties)
5. 5Controleer of de grootboekrekeningen, BTW-codes, dagboeken en betalingscondities nu zichtbaar zijn
6. 6Stel daarna in Instellingen → Factuurinstellingen de juiste inkoop-, verkoop- en memoriaalboekcode in

Werkt het nog steeds niet?

• Controleer of de Exact-koppeling überhaupt nog actief is via Autoboeker → Instellingen → Koppelingen. Staat hij op Verbroken of Token verlopen? Klik op Opnieuw koppelen en log in met een gebruiker die rechten heeft op alle administraties
• Heb je tijdens het OAuth-scherm gekozen voor beperkte toegang in plaats van toegang tot alle administraties? Open dan eerst even één van die administraties in Exact zelf en synchroniseer opnieuw — zie het artikel over beperkte toegang
• Krijg je voor één specifieke administratie een Forbidden — WrongDivision in plaats van lege instellingen? Dat is een verwante fout — zie het artikel over WrongDivision

Officiële Exact-documentatie

• Hoe rechten toekennen aan andere gebruikers: support.exactonline.com — Algemene rechten

Tips om dit voortaan te voorkomen

• Maak een dedicated kantoor-/koppelingsgebruiker aan in Exact (bijv. koppeling@bedrijfsnaam.nl) en geef die gebruiker direct toegang tot alle huidige én toekomstige administraties met een rol die stamgegevens mag inzien
• Kies in het Exact OAuth-scherm voor toegang tot alle huidige én toekomstige administraties in plaats van een beperkte selectie — dat voorkomt dat je deze rechten-procedure per nieuwe administratie moet herhalen
• Voeg je een nieuwe administratie toe aan je Exact-omgeving? Loop direct Stap 1 hierboven door zodat de koppelingsgebruiker er toegang op heeft, en synchroniseer in Autoboeker
• Check elk kwartaal of de koppelingsgebruiker nog op alle administraties staat — bij personeelswisselingen of opschoningen worden gebruikers soms onbedoeld verwijderd