Exact Online: "Vooruitgefactureerde omzet en vooruitbetaalde kosten"

Wat betekent het?

Exact Online weigert de boeking met een melding over vooruitgefactureerde omzet en vooruitbetaalde kosten (ook bekend als transitorische posten). Dit gebeurt wanneer Autoboeker boekingsregels stuurt met een start- en einddatum (bijvoorbeeld bij een jaarabonnement, verzekering of huurfactuur die over meerdere periodes loopt), terwijl deze functionaliteit in Exact Online niet is geactiveerd voor de administratie.

Wanneer gebeurt dit?

• Een factuurregel heeft een periode-aanduiding (bijv. "01-01-2026 t/m 31-12-2026") die Autoboeker als transitorische post wil boeken
• Het gaat vaak om abonnementen, software-licenties, verzekeringen, huur of onderhoudscontracten
• Exact Online heeft de instelling Vooruitgefactureerde omzet en vooruitbetaalde kosten uit staan voor de betreffende administratie
• De rubriekcodes voor de transitorische tussenrekeningen zijn nog niet ingericht

Oplossing

1. 1Log in bij Exact Online als gebruiker met beheerdersrechten op de administratie
2. 2Ga naar Financieel → Instellingen → Algemeen (of: Mijn Exact Online → Beheer → Financieel → Instellingen)
3. 3Zoek naar de instelling Vooruitgefactureerde omzet en vooruitbetaalde kosten en zet deze op Aan
4. 4Exact vraagt nu om de bijbehorende grootboekrekeningen te koppelen — dit zijn de tussenrekeningen waarop de transitorische posten worden geparkeerd:

• Een rekening voor vooruitgefactureerde omzet (passiva, bijv. 2960)
• Een rekening voor vooruitbetaalde kosten (activa, bijv. 1290)

1. 1Sla op en synchroniseer de administratie opnieuw in Autoboeker via Instellingen → Admin details → Alle gegevens synchroniseren
2. 2Boek de factuur opnieuw — Exact accepteert hem nu en boekt de transitorische posten automatisch op de juiste rekeningen

Wat doet Exact precies?

Wanneer de functie aan staat, splitst Exact Online de factuur automatisch op:

• Het deel dat in de huidige periode valt wordt direct als kosten of omzet geboekt
• Het deel dat vooruit loopt wordt op de transitorische rekening geparkeerd en automatisch maandelijks (of per gekozen frequentie) overgeboekt naar de juiste kosten- of omzetrekening

Dit zorgt ervoor dat je winst- en verliesrekening per periode correct is — de kosten/omzet worden toegerekend aan de periode waarin ze daadwerkelijk vallen, niet alleen aan de boekingsdatum.

Officiële documentatie

Meer details bij Exact zelf: support.exactonline.com — Vooruitgefactureerde omzet en vooruitbetaalde kosten

Tips

• Zet deze functie standaard aan voor administraties waar regelmatig abonnementen, contracten of vooruitbetalingen voorkomen — dat scheelt herhaaldelijk dezelfde foutmelding
• Spreek binnen je kantoor af op welke grootboekrekeningen jullie de transitorische posten parkeren — uniformiteit voorkomt later puzzelwerk in de jaarcijfers
• Werk je met een proefadministratie? Test de instelling daar eerst, zodat je zeker weet dat de tussenrekeningen kloppen voordat je het in productie zet
• Is de instelling al aan maar krijg je deze fout toch? Controleer of de start- en einddatum op de factuurregel logisch zijn (start ≤ eind, beide binnen een geldig boekjaar)